Den nationella inköpscentralen Sinfras uppdrag är att genom hållbara upphandlingar upprätta ramavtal med leverantörer, som sedan finns tillgängliga för medlemmarna att avropa från. De representerar idag medlemmar som bedriver verksamhet inom fjärrvärme, vatten och avlopp eller elnät och både medlemsantalet och omsättningen har ökat kraftigt de senaste åren.
Text: Alarik Haglund
Sinfra är en ekonomisk förening som funnits länge. När den bildades 1984 hette den Värmeverkens ekonomiska förening, vilket förkortades till Värmek. 2016 bestämde man sig emellertid för att bredda verksamheten och Sinfras vd Tony Doganson berättar att man ändrade stadgarna, som styr verksamheten, och att man förutom fjärrvärme även började arbeta med vatten och avlopp samt elnät.
När han klev på som vd för Sinfra den 1 april 2019 berättar han vidare att det påbörjades en ganska omvälvande omorganisation av verksamheten, där nyckelfaktorerna var kategoribaserade upphandlingar och medlemsdialog samt ett krafttag kring juridiken och avtalsuppföljning.
- Vi hade då bara 200 medlemmar och vi omsatte bara 700 miljoner kronor, säger Tony Doganson och talar om att de idag har knappt 500 medlemmar och att deras ramavtal omsätter närmare 3 miljarder kronor.
Fokuserar på medlemsbehovet
Tony Doganson talar om att alla Sinfras medlemmar är antingen kommunala förvaltningar eller kommunalägda bolag.
- Ibland är vatten- och avloppsverksamheten i en kommun inbakad i energibolaget, ibland är den en kommunal förvaltning och ibland är vatten- och avloppsbolaget ett eget kommunalt bolag, kommenterar Tony Doganson.
Sinfra upphandlar därför enligt LUF, det vill säga lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorn, vilket är den lag som deras medlemmar måste tillämpa.
Sinfra har idag knappt 50 ramavtalsområden och drygt 300 leverantörer och Tony Doganson beskriver att upphandlingarna sedan omorganisationen 2019 är indelade i fyra olika kategorier.
- Vi har ett gäng som jobbar med kategorin Värme & Kyla, vi har ett gäng som jobbar med kategorin El & Fiber, vi har ett gäng som jobbar med kategorin Vatten & Avlopp och vi har ett gäng som jobbar med kategorin Tjänster & Konsulter. Den fokusering som vi skapade med de nya kategoribaserade upphandlingarna har varit huvudnyckeln i omorganisationen, förklarar Tony Doganson.
Han berättar att de för varje kategori har ett kategoriteam och att det finns medlemsrepresentanter med i varje team. Med andra ord är medlemmarna med och styr Sinfras arbete.
- Med den kategoribaserade organisationen och kategoriteamen får vi väldigt mycket fokus på medlemsbehovet. Allt handlar om medlemsbehovet. Om vi inte förstår medlemsbehovet kan vi stänga dörren och gå hem, understryker Tony Doganson.
Jobbar med hållbarhetsfrågor
Det som används för att finansiera Sinfras verksamhet är kickbacken på de avrop som görs från Sinfras ramavtal. Då Tony Doganson tog över som vd 2019 var kickbacken 4 procent. Idag meddelar han stolt att kickbacken bara är 0,9 procent. Trots det har de tre år i rad kunnat lämna återbäring till medlemmarna.
- Eftersom Sinfra bara finns till för medlemmarna och varken har något egenvärde eller något vinstintresse skickas allt överskott tillbaka till våra medlemmar. Sist lämnade vi tillbaka en återbäring på 17 miljoner kronor, berättar Tony Doganson.
Förutom de kategoribaserade upphandlingarna har Sinfra under de senaste 2,5 åren även tagit ett krafttag kring det juridiska.
- Vi vill att våra avtal ska vara bra och hålla juridiskt, både för våra medlemmar och ur ett upphandlingsperspektiv, säger Tony Doganson.
Han talar också om att de satsar mycket på avtalsuppföljning genom både egenkontroller och hållbarhetsrevisioner.
- Vi jobbar mycket med hållbarhetsfrågor. Varje år får våra leverantörer göra en hållbarhetsutvärdering, men man kan inte bara lita på leverantörernas självskattning. Vi gör även årligen stickprov i form av revisioner baserade på leverantörernas egna hållbarhetsutvärderingar. I år när vi avslutar vårt verksamhetsår den sista augusti kommer vi att ha genomfört 15 revisioner från 1 september 2021 till 31 augusti 2022. Nästa år kommer vi att genomföra 18 revisioner, meddelar Tony Doganson.
Viktigt med omvärldsbevakning
Om man blickar framåt menar Tony Doganson att det handlar om att fortsätta med avtalsuppföljningen och att fortsätta jobba med hållbarhetsfrågor.
- Förra året hade vi fokus på fossilfria transporter och det arbetet fortsätter nu löpande. I år jobbar vi med kraven kring social hållbarhet, förklarar Tony Doganson.
Dessutom påpekar han att det är väldigt viktigt att de är med och hjälper medlemmarna med omvärldsbevakningen.
- Vi lever just nu i en väldigt omtumlande värld. Nu är det därför oerhört mycket force majeure-frågor som vi sitter med, säger Tony Doganson och tillägger att de problem de hade under pandemin bara blivit värre.
Till exempel beskriver han att en order som läggs på en transformator idag uppfylls först 2023.
Samtidigt betonar han emellertid att det inte får skapas en hysteri.
- Om alla bara tokhandlar kommer situationen att bli ännu värre. Det gäller för våra medlemmar att gå igenom vad som är kritiska varor och tjänster och vilka deras kritiska produkter är för att sedan hantera dem i stället för att hantera allt i ren panik, säger Tony Doganson.
Nya ramavtalsområden
Tony Doganson menar också att Sinfra kommer att fortsätta skapa nya ramavtalsområden, som bygger på medlemsbehovet inom de fyra kategorier som upphandlingarna är indelade i.
- Vi vill skapa medlemsnytta och uppfylla det medlemsbehov som finns, kommenterar Tony Doganson.
Inom kategorin Värme & Kyla talar han om att de fått många önskemål om att skapa ett ramavtal för gräv- och schaktarbeten.
- Vi har nu lyckats få till det avtalet och det ska bli spännande att se hur medlemmarna tar emot det, uttrycker Tony Doganson.
Han tillägger även att de nyligen slutit ett ramavtal för förnybara bränslen.
Om man tittar på kategorin El & Fiber talar han om att de håller på med en upphandling kring SCADA- och NIS-system samt är klara med en upphandling kring specialverktyg och maskiner för hantering av kabel och lina.
- En annan upphandling som är klar är kring drönartjänster. Om man gör drönarbesiktningar i stället för helikopterbesiktningar säger det sig själv att det blir väldigt mycket billigare, säger Tony Doganson.
När det gäller kategorin Vatten & Avlopp pågår en upphandling kring vatten- och avloppskemikalier som han vet att många efterfrågat.
- Vår gamla upphandling för kemikalier har inte innehållit vatten- och avloppskemikalier och det ska den nya upphandlingen göra, förklarar Tony Doganson.
En annan upphandling som ligger under kategorin Vatten & Avlopp, men som han tror är intressant även för andra medlemmar, är upphandlingen kring nyförläggning med schaktfria metoder, som nu är klar.
Inom kategorin Tjänster & Konsulter, som är intressant för alla Sinfras medlemmar, talar han om att de i år bland annat avslutat en efterfrågad upphandling kring områdessäkerhet och att de håller på med en upphandling om utbildningstjänster.
